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Thema: Briefkopf benutzerabhängig

  1. #1
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    Briefkopf benutzerabhängig

    In unserer Kanzlei gibt es drei Anwälte. Bislang gibt es nur eine Briefkopfvorlage, die im wesentlichen zwei Dinge macht: Sie setzt oben rechts das Aktenzeichen, darunter den Sachbearbeiter und am Ende des Dokuments den Namen des Sachbearbeiters.

    Die gedachte Struktur unseres Az lautet: laufende Nummer,Jahr,Verfasser,Schreiber

    Mit den Textbausteinen der Vorlage sieht das bei uns so aus:
    AZ.: «Az» «Sachbearbeiterkürzel» /«Benutzer»
    Bearbeiter: RA «UnterschriftSB»

    Nun ist es in unserer Kanzlei so, dass regelmäßig Anwälte Akten bearbeiten, die einem anderen Sachbearbeiter zugewiesen sind. Hieraus ergibt sich folgende Situation:

    Schreibt der (richtige) Sachbearbeiter selber (nennen wir ihn AB) ein Dokument, kommt folgendes Dokument raus:

    oben rechts steht:

    Aktenzeichen 123/18AB/AB
    Sachbearbeiter: RA Anton Bauer

    und am Ende steht:

    Anton Bauer
    Rechtsanwalt



    Schreibt die Sekretärin (nennen wir sie SE) nun ein Dokument in dieser Akte (zB nach Diktat), ergibt sich:

    Aktenzeichen 123/18AB/SE
    Sachbearbeiter: RA Anton Bauer

    und am Ende steht:

    Anton Bauer
    Rechtsanwalt


    Will nun aber in dieser Akte ein anderer Anwalt (nennen wir ihn CD) in dieser Akte ein Dokument verfassen, so steht dann da:

    Aktenzeichen 123/18AB/CD
    Sachbearbeiter: RA Anton Bauer

    und am Ende steht:

    Anton Bauer
    Rechtsanwalt


    Das ist dann aber nicht richtig, korrekt wäre beim Aktenzeichen

    Az. 123/18CD/CD
    Sachbearbeiter: RA Anton Bauer

    und die Unterschrift

    Christian Dora
    Rechtsanwalt


    Die Lösung wäre theoretisch ganz einfach: Wenn es möglich wäre (für die Anwälte) anstatt des Sachbearbeiterbriefkopfes einen eigenen Briefkopf zu verwenden ließe sich das problemlos verwalten. Leider scheint Advoware so eine Funktion derzeit aber leider nicht zu bieten. Der telefonische Support konnte mir da auch nicht weiterhelfen, der Tipp für einen Sachbearbeiter mehrere Briefköpfe zu hinterlegen ist aus meiner Sicht nicht zielführend. Einerseits würde dadurch das bereits dicke Menü noch weiter gefüllt, andererseits betrifft es ja nur ca. 10 bis 20 % der Fälle in denen wir diese Funktion nutzen wollen würden. Ein Automatismus wäre uns da eigentlich lieber.
    Außerdem wird die Funktion "Anschreiben mit" ja auch nur für Anschreiben angeboten, aber für Klagen und Expresstexte etc. kann das nicht ausgewählt werden.

    Ich rege daher an, dass die Entwicklungsabteilung mal prüft ob es eine Möglichkeit gäbe eine Funktion einzubauen, dass zumindest Sachbearbeiter in Akten anderer Sachbearbeiter auch mit deren Kürzel und deren Unterschrift gleich Dokumente verfassen können.

    PS: Bis heute dachte ich, da ja für jeden Mitarbeiter in den Grundeinstellungen ein Standardbriefkopf ausgewählt wird, dass ohnehin immer die Briefköpfe nutzerabhängig wären, nicht sachbearbeiterabhängig. Es würde für unseren Fall daher sogar reichen wenn man nicht für einzelne Bearbeiter eigene Briefköpfe festlegen kann sondern generell die Briefköpfe statt sachbearbeiterabhängig nutzerabhängig festlegen könnte.

  2. #2
    Administrator Avatar von Bernd Böhle
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    Die "einfachste" Lösung wäre, den Sachbearbeiter in der Akte zu ändern. Nur für die Zeit wo "CD" das Schreiben fertigt. Allerdings sollten die Folgeabfragen in Bezug auf Termine, Fristen, Buchungen beachtet werden! (nicht zu empfehlen)

    Problem bleibt dennoch bestehen, dass beim "Sachbearbeiter: <<Sachbearbeiter>>" ebenfalls Christian Dora steht und nicht "RA Anton Bauer". Das ließe sich mit Autotexten noch umgehen.

    Außerdem können die Briefköpfe auch bei Expresstexten und Klagen anderen Briefköpfen zugewiesen werden.
    Grundeinstellung -> Schriftverkehr -> Expresstext. Hier einen abweichenden Briefkopf und ggfs. einen Benutzer einstellen.
    Bernd Böhle
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  3. #3
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    Warum muss die Unterschrift im Briefkopf integriert sein? Warum nicht Textbausteine für die Grußformeln?

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